Software Ofimático: ¿Qué es?, función y evolución

Trabajes en una oficina o si simplemente necesitas realizar labores de esa área, sin duda conocer más acerca del Software Ofimático puede serte de mucha utilidad. Si deseas dominar esta clase programas, saber sus funciones y conocer su evolución, no dejes de leer!!!

Software Ofimático

Software Ofimático

El concepto de Software de Ofimática o el programa de oficina esta relacionada con una rama de la ciencia Informática, especializándose en aquellos programas dedicados a realizar tareas de oficina de forma digital, agregando comodidad y eficacia estos procesos. Puede que alguna vez hayamos escuchado de esta clase de Software con el nombre de “Automatización de escritorio u oficina”, ya que esta es su principal función.

Podemos definir directamente la “Ofimática” como un conjunto de herramientas, técnicas, programas, aplicaciones o en este caso Softwares, que nos ayudan a optimar nuestros deberes en la oficina; realizando ciertos labores de forma automática, mejorando el rendimiento en comparación al trabajo humano y especialmente remplazando los anticuados procesos en físico, por un formato digital.

Herramientas ofimáticas

Todos los Software Ofimático cuentan con herramientas, las cuales cumplen 5 funciones básicas: Diseñar, Crear, Manejar, Transportar y guardar archivos, datos e información que normalmente sería utilizada dentro de una oficina. Si bien, existen unas “clases” de Softwares Ofimáticos que poseen características en común, cada clase cuenta con una serie de herramientas distintivas.

Un ejemplo sería el Software OfImático destinado al procesamiento de texto, el cual cuenta con una herramienta para manejar a nuestro gusto el estilo de escritura, color e incluso el tamaño. Otro ejemplo es presentado en los Software Ofimático que se utilizan en las bases de datos, que poseen herramientas para almacenar datos en distintos archivos, tamaños y lugares.

Dejando eso de lado, una característica algo moderna y una herrramienta casi indispensable en la actualidad dentro de todos los Software, es la necesidad de conectarse a Internet, y por suerte las principales compañías dedicadas a la creación de Software Ofimático agregan conexiones web a sus programas.

Origen

La razón de su origen surgió cerca de los años 70, cuando comenzó a notarse una masificación en la necesidad de poseer un equipo de oficina que ayudará a realizar trabajos tediosos. Estos labores eran realizados normalmente por personas, pero poco a poco las nuevas tecnologías y especialmente la llegada de los microprocesadores permitieron que empezará a reemplazarse las herramientas antiguas como el lápiz y el papel, por una computadora que realizaba el trabajo automáticamente.

Toda esta época de cambio fue la oportunidad perfecta para la llegada de los Software Ofimáticos, los cuales fueron creciendo con el tiempo y mejorándose hasta ser lo que conocemos hoy en día.

Actividades

Las actividades que nosotros podemos realizar gracias a un Software Ofimática son bastante variadas, gracias a que en la actualidad existen muchos Software y cada uno posee un enfoque hacía un área distinta. Podemos escribir un texto y utilizarlo para diversos usos, transferir unos datos de un lugar a otro e incluso crear una tabla que presenta las características de un negocio como los activos, pasivos y nuestro capital. Como tal, los Software Ofimático no han creando nuevas actividades, pero han sido capaces de optimar y mejorar tareas que anteriormente eran consideradas complejas o tediosas.

Software Ofimático

Por otro lado, estas actividades se encuentran relacionadas de una u otra forma con las tareas hechas en una oficina, ya que por esta razón son considerados “Ofimático”. Si bien puede realizar una tarea distinta, esta debe contribuir con un trabajo de oficina de algún modo para ser considerada de esta área.

Tipos de herramientas y procedimientos ofimáticas

Dentro del mundo de los Software Ofimáticos estos suelen dividirse en grupos y centrarse en cumplir una tarea en específico. Según la tarea que desea cumplir creando y diseñan herramientas para facilitar el trabajo y cumplen ciertos procedimientos para alcanzar el éxito en una labor. Entre los tipos de Software Ofimático destacan:

Procesamiento de textos

Es un programa diseñado específicamente para la escritura de documentos o simplemente texto, los cuales son guardados en formatos digitales normalmente en una computadora. Estos tienen la actividad de crear y modificar el texto y aparecieron como una nueva tecnología para reemplazar las máquinas de escribir. Como principal ventaja sobre su antecesora destaca una mayor comodidad, escritura más rápida y una versatilidad superior en casi todos los sentidos.

A pesar de que están centrados en la escritura especialmente, esto no significa que no poseen herramientas para cumplir otras actividades de oficina. De hecho, la mayoría de procesadores de texto modernos cuentan con muchos programas extras, que complementan su función principal “escribir”. Para que un Software Ofimático de escritura sea considerado completo, es necesario que maneje las siguientes funciones:

Software Ofimático

  • Distintos formatos de párrafo.
  • Tamaño variados para la escritura.
  • Orientación de las fuentes.
  • Efectos de formato.
  • Cortar y copiar texto.
  • Alinear párrafos.
  • Establecer sangrías y tabulados.
  • Activar presentaciones preliminares antes de la impresión.

Ejemplo:Microsoft Word”: Es actualmente el líder de los Software Ofimáticas que se encuentran en el mercado de procesamiento de texto y cuenta con años de experiencia. Este impresionante Software fue creado y distribuido por la compañía “Microsoft”. Una de las razones del éxito de Microsoft Word sobre otros procesadores de texto fue que este es uno de los pioneros de los correctores automáticos de ortografía y los diccionarios multilingües, algo que lo hizo destacar sobre la competencia de esa época.

Hojas de cálculo

Son una clase de Software dedicado a crear una clase específica de documentos, los cuales tienen como principal característica manejar de manera eficaz y automática ciertos caracteres numéricos y alfanuméricos, los cuales se encuentran cargados dentro de unas tablas. Dichas tablas posee columnas y filas, las cuales al juntarse crean celdas donde puede almacenase la información.

Como puede intuirse, las celdas serán nuestra herramienta principal esta clase de programas, permitiéndonos ingresar los valores y calcular resultados según fórmulas predefinidas. A pesar de ello, las celdas pueden ser utilizadas para otras tareas, ya que también son capaces de agregar caracteres alfabéticos y funcionan muy bien para organizar información.

Hojas de cálculo

Ejemplo: “Lotus 1-2-3”En esta oportunidad hemos decidido mostrar el caso contrario, un Software pionero que fue bastante conocido durante sus inicios, pero que en la actualidad se encuentra casi obsoleto y en el olvido. Estas hojas de cálculo fueron creadas por la empresa “Lotus Development Corporation”, una empresa de Estados Unidos que actualmente ya no esta operativa. A pesar de eso, aún podemos encontrar su Software Ofimático gracias a que otra empresa llamada “IBM” compro algunos derechos en el año 1996.

El Software Lotus 1-2-3 alcanzo una enorme popularidad alrededor del año 1980 y estuvo entre las principales opciones de Ofimática de aquella época. Fue considerada uno de los programas que ayudo a que esta clase de aplicaciones comenzarán a afianzarse de manera satisfactoria en las computadoras y poco a poco se entendió hasta especificarse en el trabajo de oficina.

Herramientas de presentación multimedia

Son un tipo de Software Ofimático que nos permiten presenciar la información de una manera distinta, utilizando herramientas que permiten crear diapositivas. Dentro de la Ofimática son considerados programas sencillos, que únicamente requieren tres herramientas para cumplir su función principal:

  • Editor de texto.
  • Contenido audiovisual.
  • Sistema de diapositivas.

La popularidad de estos Software recae en la posibilidades que se adquieren al poder presentar información de manera continua sin la necesidad de estar cambiando de forma manual las hojas, gracias al sistema de diapositivas. Dicho de esta forma, el contenido queda libre a nuestra imaginación y puede ser utilizado de maneras muy variadas.

Ejemplo:PowerPoint”: Nuevamente vuelve la empresa de “Microsoft” a los ejemplo y la verdad es que sin duda una las mejoras alternativas para crear presentaciones multimedia es su Software Ofimático PowerPoint. El principal punto fuerte de PowerPoint es la libertad que nos ofrece, este puede servir para crear una presentación con simplemente texto y esquemas, dispositivas cargado de contenido visual y sonoro o la posibilidad de insertar una enorme cantidad de formas, barras, imágenes prediseñadas, efectos y cualquier cosa que se te ocurra.

Además, PowerPoint nos permite utilizar sus herramientas y también conseguir más funciones en la web, aumentando así las posibilidades de este presentador multimedia.

Base de datos SGBD

Son todos aquellos Software dedicados a almacenar información dentro de si mismos, además de otorgarnos la posibilidad de crear, modificar o eliminar todo el contenido que posee resguardado. Esta clase de programas nos permiten no solo guardar información, si no que también son capaces de transferirla a otra base de datos. Podríamos decir que posee 2 funciones principales, una que es el almacenamiento y otra que sería la organización, ya que los usuarios de una base de datos podrán acceder de distintas forma a la información almacenada y podrán usar las herramientas proporcionadas para organizar todos los datos a su gusto.

Hojas de cálculo

También seremos capaces de encontrar sistemas de seguridad para mantener segura nuestra información y denegar el acceso de cierto archivos a personas no deseadas, prácticamente tendremos control total de la información y su movimiento dentro de la base de datos. Aquí los datos pueden ser encontrados en varios formatos y con diferentes características, así que prácticamente todos los archivos digitales podrán ser resguardados en esta clase de programa Ofimático.

Ejemplo: “Oracle Database”: Es considerado como uno de los sistemas de bases de datos mejor diseñados del mercado y posee años de experiencia, siendo uno de los primeros en innovar en esta clase de servicios. Su modelo se basa en recolectar información de forma “Objeto-Racional” una clase de Software Ofimático que suele ser agrupado en los sistemas ORDBMS que significa: Object-Relational Data Base Management System.

Fue creado por la empresa Oracle Corporation casi al mismo tiempo que se invento el almacenamiento digital, destacando por el modelo para los Software de bases de datos que serían creados en el futuro. La plataforma creada para Oracle Database  contaba con un soporte actualizable para las transacciones que fueran realizadas en su plataforma, una programación estable y segura, actualizaciones constantes y una seguridad impecable para nuestros archivos.

Como dato extra domino el mercado de las bases de datos por muchos años y no fue hasta los últimos años que comenzó a surgir una competencia seria por ” Microsoft SQL Server” y “Firebird”.

Beneficios

Si decides comenzar a usar algunos Software Ofimáticos para facilitar tu trabajo en una oficina debemos darte nuestro visto bueno, ya que en realidad los beneficios que obtenemos son bastos y vale mucho la pena utilizarlos. Entre las principales ventajas que han traído los Software Ofimático destacan:

  • Automatización: Probablemente lo que más trabajo ha facilitado es que este literalmente se haga totalmente solo en algunos casos. Algunos Software son capaces de realizar tareas como hacer cálculos o diseñar esquemas sin la necesidad de nuestro esfuerzo.
  • Mayor rendimiento: Podremos notar el cambio principalmente en tareas que sean consideradas complicadas o difíciles, ya que las máquinas pueden hacer estos labores de manera más eficaz y rápida en casi todos los casos.
  • Menor costo: Seamos sinceros, si posees una computadora será una opción mucho más económica escribir documentos digitales que escribirlos a mano y gastando recursos. Esto se repite con multitud de tareas, las cuales podrán ser realizas con el mayor ahorro posible.
  • Ecológico: Mientras la fuente de energía sea renovable, utilizar las computadoras es mejor para el planeta que gastar recursos como madera para crear papel. Utilizar un Software Ofimático representa un daño menor al ecosistema y disminuye la perdida de recursos.

Desventajas

Como tal en la actualidad no hay ninguna desventaja que justifique no utilizar los Software Ofimático y su uso representa prácticamente solo cosas positivas. A pesar de ello, no siempre fue así y la verdad es que durante la llegada de esta clase de programas muchas personas se vieron afectadas de manera negativa.

Veamoslo desde este punto, las empresas dedicadas a trabajos de oficina como llevar una contabilidad o guardar información manuscrita poseía trabajadores para realizar estos trabajos. Posteriormente surge un sistema que puede haces esto desde una computadora y no necesita pagarle.

Gracias a esto, alrededor de los años 70 y 80 muchas personas fueron despedidas de estos trabajos que ya eran realizados de forma sencilla y terminaron siendo reemplazados.

Evolución

Como explicamos anteriormente, los Software Ofimático nacen como una manera de satisfacer las necesidades de realizar tareas principalmente molestas, repetitivas o costosas, de modo que el trabajo de oficina fuera más simple y las máquinas pudieran completar trabajos que los humanos ya no querían hacer.

Poco a poco este concepto se fue mejorando y evolucionando hasta convertirse en lo que son las computadoras de escritorio actuales y todas sus funciones modernas. Claro esta que este proceso evolutivo duro tiempo y mantuvo sus cambios a través de los años, creando unas fases evolutivas para el Software Ofimático

Primera fase

Esta constituida desde el año 1975 hasta el año 1980, época en la cual la ciencia Ofimática aún no se encontraba instituida y no poseía relevancia delante de otros avances. Las tecnologías de estos años no eran ni de cerca parecida a las actuales y los ordenadores apenas eran capaces de correr algunos programas sencillos.

Segunda fase

Época de cambios y soluciones, comprendida entre el año 1980 y 1990. Aquí se comenzaron a desarrollar un mayor número de herramientas para realizar tareas de oficina y se crearon las mayorías de compañías pioneras y sus Softwares.

Tercera fase

Llegado los años 1990 hasta 2000 la Ofimática comenzó a centrase principalmente en los ordenadores y en desarrollar paquetes de varias herramientas para un solo Software. Las nuevas tecnologías y el comienzo de un Internet más global comenzó una era donde era posible manejar tu oficina sin la necesidad de un lapicero o una hoja.

Cuarta fase

A partir del 2do milenio hasta la actualidad el Internet se convierte en prácticamente una necesidad para que un Software Ofimático sea considerado completo y eficiente. Se desarrollan plataformas como el “Intranet”, algo que permitió colaborar entre varias personas con distintos dispositivos, aumentando la eficacia en oficinas.

Funciones del Software Ofimático

Las funciones que pueden ser realizas por un Software Ofimático en la actualidad son casi infinitas, ya que debido a la gran variedad de programas que existen y las herramientas que han sido diseñadas, ya es obvio que que la tecnología se ha adueñado de todos los campos en la oficina.

Podemos escribir documentos, sacar cuentas, realizar una contabilidad, sacar presupuestos, manejar personal, exponer ideas y cualquier otra cosa que se te ocurra, los Software Ofimático ya son una tecnología dominante y es poco probable que sean reemplazados en los próximos años.

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