El conocer cómo cruzar bases de datos en Excel se presenta como una información necesaria para la realización de cierta acción con el uso del programa, ciertamente son muchas las herramientas que se pueden emplear en Excel, y entre ellas es e conocer las aplicaciones de ciertas formulas así como de otros procesos que permiten el cumplimiento de alguna actividad, como es el cruzar bases de datos y más, cierta información se detallará a lo largo del artículo.
¿Qué es Excel?
Excel es un programa informático el cual ha sido desarrollado por la empresa Microsoft, y se destaca por formar parte de Office, siendo una de las más desarrolladas en la informática que presentan otros programas con objetivos diferentes.
Se conoce que Excel son hojas de calculo, las cuales han sido desarrolladas desde años atrás de tal manera que se presentara una simulación de las hojas de trabajo de tipo contable empleadas en papel, de tal forma que fuera más sencillo el trabajo a realizar de una forma automática. Entonces se considera que hoy en día las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel, a pesar de que desde un inicio el objetivo era su emplea para la realización de ciertas tareas, actualmente es empleada para las mayorías de las aplicaciones con los datos tabulados.
Uno de los puntos más importantes de Excel, es que permite el trabajo con datos que son numéricos, de tal forma que los datos que sean almacenamos pueden ser aplicados para ciertas operaciones ya sean básicos o alguna operación que sea más compleja según el uso de ciertas funciones que ofrece Excel. De tal forma que el trabajo a realizar sea mucho más sencillo y el análisis realizado con estos datos puedan ser representados de diversas formas, gracias a cada una de las funciones que ofrece.
Tomando en cuenta que es posible el uso de operadores aritméticos según los datos que hayan sido tabulados y empleados entonces se destacan procesos a partir del uso de ciertas funciones o fórmulas que Excel permite emplear para la realización de alguna operación específica, de tal forma que el usuario presente personalmente la acción que desea realizar según los datos que él haya establecido haciendo el uso correcto de estas funciones, donde el programa se encargará de realizar los cálculos y presentar un cálculo correcto de la operación así como conocer cómo cruzar bases de datos en Excel.
Características
- Se presenta operativo a partir del uso de tablas la cual se encarga de sintetizar cada uno de los datos.
- Se encarga de modificar el formato de algún dato que se presenta ubicado en la celda de tal forma que obedezca el formato de manera condicional.
- Facilitan el sentido que presenta una alta cantidad de datos plasmados, de tal forma que sea posible llevar a cabo ciertas acciones con los mismos, obteniendo seguridad en los resultados.
- Presenta la posibilidad del uso de operaciones matemáticas con tan solo hacer uso de fórmulas específicas para cumplir el objetivo, estas se presentan en la barra de fórmulas que ofrece el programa.
- Es posible la realización de un algún tipo de gráficos con los datos colocados en las celdas, así como con los resultados que el programa presenta.
Fórmula BUSCAR
El cómo cruzar bases de datos en Excel se presenta relacionado con la fórmula Buscar, esta presenta la función BUSV, la cual presenta el objetivo de la busca de ciertos valores de tipo específico los cuales se presentan determinados en tipo conjunto en las celdas. Para poder llevar a cabo la acción de cruzar datos entre las tablas, requiere de que cada uno de los datos se presenten ubicados o contenidos en cada una de las celdas, de tal forma que se presenta tomado en cuenta como un identificador.
Sintaxis de la fórmula
La función PROCV se emplea con el objetivo de la busqueda de filas en una tabla o rango, de tal frma que la visualización de datos que se encuentran en la hoja de cálculo sea de manera automatizada, para ello es importante el uso correcto de este función la cual es muy sencilla, para ello se destaca la estructura que esta presenta:
PROCV(search_value;table_matrix;column_index_number;search_interval)
En esta estructura cada uno de estos presentan un significado, los cuales son:
- searched_value: Es el valor que se desea hallar.
- matrix_table: Se presenta como el rango donde es hallado el valor deseado. En estos rangos en excel, o tabla, se pueden presentar dos o más columnas que también se presentan en otra hoja de cálculo.
- column_index_number: Se presenta como el número de la columna que contiene el valor que se desea devolver.
- search_interval : Es el valor que se encarga de determinar si la búsqueda se realizará de cierta forma, ya sea por una coincidencia exacta o si se presentará alguna aproximación, para el caso de la búsqueda exacta se presenta como ‘FALSE’ mientras que será ‘TRUE’ para la aproximada.
Cruzar bases de datos en Excel con fórmulas
La interrogante de como cruzar bases de datos en Excel se presenta también solucionada haciendo uso de fórmulas, para este caso se presenta necesario conocer cuáles son los datos o registros que se presentan incluidos en ambas bases de datos, de tal forma que se debe de emplear una formula, en la cual se debe de colocar ‘SI’ en el momento en que el dato haya sido encontrado. Entonces se debe de emplear la siguiente formula:
=SI(CONTAR.SI(base,B3)>=1,”SI”,””)
Tomando en cuenta el ejemplo de querer conseguir algún dato, el cual se halle al menos una vez también en la otra hoja, entonces de debe de colocar SI, mientras que si no se halla ninguna entonces no se debe de colocar nada. También se presenta la opción de colocar la cantidad de veces que se ha hallado el dato, si es uno o más de dos veces entonces se confirma que se presenta en la otra hoja de datos, empleando la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(base,B3)
Entonces se considera que con el uso de estas opciones, se presenta el empleo de un filtro de tipo avanzado donde simplemente se destaca y se muestran los registros que presentan un SI o considerando los que al menos se han presentado al menos con 1.
Macro para cruzar bases de datos en Excel y marcar cada registro encontrado
En este proceso es necesario llevar a cabo el establecimiento de un fondo de cierto color a cada registro que se presente de igual forma en la otra lista de datos, de tal forma que se pueda diferenciar y notar. Este proceso se presenta muy sencillo y fácil de realizar a partir de la macro así como el de ciertas formulas.
Lo más destacado de este proceso es que es realmente simple, lo esencial de esto es que se debe buscar el dato de una tabla en la otra, si se logra encontrar este dato entonces se decide realizar alguna acción, como por ejemplo establecido anteriormente el uso de un color de celda que facilite el proceso, pero igual puede ser cualquier otro procedimiento, como por ejemplo el colocar algún texto en la celda de otra columna, llevar a cabo eliminación de fila u otros.
Todo dependerá de los requerimientos que presente el usuario según el cruce de datos que desee realizar, pero es importante tomar en cuenta todo el ciclo que presentan los datos así como el funcionamiento que presenta la búsqueda.
Código VBA para cruzar bases de datos
El código VBA es esencial en el funcionamiento de Excel, el cual se presenta de tal manera:
Sub CruzaBDColorFondo()
Application.ScreenUpdating = False
Sheets(«depura»).Activate
Range(«B2»).Activate
Do While ActiveCell.Value <> «»
If Not IsError(Application.VLookup(ActiveCell, Range(«base»), 1, False)) Then
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 50
ActiveCell.Offset(1).Activate
Else
ActiveCell.Offset(1).Activate
End If
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Este código presenta un funcionamiento, un objetivo, el cual es recorrer la columna según los datos que esta presenta de la base de datos en la hoja según su denominación como se presenta en el ejemplo, ya partir de ello se encarga de conseguir cada uno de esos puntos en la base de datos que se presenta en la hoja, en el caso que sea encontrado tal dato, este debe de ser diferenciado, como se destacó anteriormente se puede colocar un color de fondo a celda activa de excel, mientras que si no se logró encontrar entonces se continua con la siguiente, entonces la macro se detiene en el momento en que llega a encontrar una celda que está vacía.
Como se presenta en el código de la macro, se observan diversos puntos empleados como el caso de Range(“base”), donde “base” corresponde a la denominación anteriormente establecida al rango de datos donde está el punto que se va a buscar en la base de datos en la hoja “bd” dado a que allí es donde se hará la búsqueda de cada uno de los registros, para poder llevar a cabo tal denominación es necesario seleccionar la celda y transcribir en ella.
Macro para cruzar bases de datos y colocar un texto cuando el dato sea encontrado.
Primeramente se destaca que se repite el mismo proceso para la realización de la búsqueda, pero a medida que sea hallado un dato, entonces en la calumna se deberá ir agregando algún texto que presente como indicación que ese dato hallado también se presenta en la otra lista de datos.
Entonces es necesario establecer un código, de igual manera que en el caso anterior, siendo de la siguiente manera:
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 40
Entonces se presentará de la siguiente forma, por ejemplo:
ActiveCell.Offset(0, 1) = «Repetido»
Macro para cruzar bases de datos y eliminar los duplicados.
El cómo cruzar datos en Excel requiere de llevar a cabo este tipo de procesos donde se busca suprimir de una lista los datos que han sido encontrados en otra, de tal forma que se sigue haciendo uso del mismo código, pero se diferencia por cierto detalle, tomando por ejemplo:
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 50
ActiveCell.Offset(1).Activate
Entonces se debe de presentar de la siguiente manera:
ActiveCell.EntireRow.Delete