Cuando nuestras destrezas y habilidades en los temas tecnológicos son muy deficientes, nuestra primera reacción es, no hacer uso de los programas informáticos. Tal vez te hayas planteado la siguiente interrogante ¿Qué es Excel y cuáles son sus rangos? Aquí en este artículo te presentamos cada uno de ellos, y su función.
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¿Qué es un rango de Excel?
Se conoce como rango al grupo de celdas que se encuentran cercanas y que pueden ser seleccionadas para que en una o en todas ellas se pueda llevar a cabo una misma acción. Cada uno de estos rangos posee nombres y referencias, con los cuales podemos identificarlos.
Los rangos en Excel guardan estrecha relación con la utilidad que encuentras en la mayor parte de los libros de Excel. Entre ellas se pueden mencionar las siguientes:
- Formatear un conjunto de celdas.
- Proveer todos los datos indispensables para crear gráficos de Excel.
- Elaborar las tablas a partir de los datos que se encuentran dentro de una rango de Excel.
- Producir los reportes de una tabla pivote, empleando los datos de uno de estos rangos.
- Proporcionar todos los datos que nos permitan generar una fórmula en Excel.
Utilidad de un rango en Excel
Ahora que sabemos lo que es un rango, es momento de conocer para qué sirve.
Expandir y concentrar rangos en Excel
El programa informático Excel, permite que se puedan adicionar nuevas celdas y con esta acción se posibilita ampliar el rango, de observarse que la tabla que se está trabajando no cumple con las expectativas de diseño que requerimos. Poder ampliar un rango empleando filas o columnas nuevas, es una tarea muy sencilla, solo será necesario cumplir con los pasos correctos. También se puede incrementar el rango, agrupando varios rangos.
Localizar rangos en Excel
Como ya sabemos el rango de una celda es un grupo de celdas vecinas, que tienen un nombre y pueden ser identificadas fácilmente siguiendo los pasos que se muestran continuación:
- Despliega el libro que quieres trabajar, y escribe los números en una columna.
- Cliquea en una celda que se encuentre en blanco y coloca “=Max”, Lo primero que se despliega será el rango máximo de celdas, y la celda que contiene los datos.
- Sobre una celda en blanco escribe “=Min”, con esta operación obtienes la información del rango mínimo de celdas y la celda que contiene la información.
Métodos para la selección de un rango
Una de las maneras más usuales que se emplean para la selección de un rango, es sobreponer el puntero del ratón en la celda que quieres visualizar. Pero hay otras maneras de selección y a continuación te mostramos algunas de ellas.
Seleccionar rangos con el ratón
Antes de continuar debemos indicar que un rango es un grupo de celdas y que en ellas están contenidos los datos. Entonces al abrir una hoja de cálculo y situarte en A1, debes cliquear con el ratón, procurando no soltar, si arrastras hasta la celda D3, podrás notar que toda el área se sombreará, entonces diremos que estás ubicado en el rango que se denomina A1:D3. A esto se le conoce como selección de rango con el ratón.
Selección de rango con el teclado
- Con la ayuda de las teclas de desplazamiento puedes situarte en la celda A1, una vez que hayas hecho esto, presiona la tecla Mayús (mayúsculas), y teniendo cuidado de no soltar, pulsa en las teclas de desplazamiento hasta que estés ubicado, por ejemplo en la celda C3, podrás notar que en la medida que recorres las celdas, toda esta área se va sombreando, una vez que te sitúas en la celda C3 puedes dejar de presionar las teclas.
- Otro método para la selección de un rango valiéndote del uso del teclado es empleando la tecla F8. Por ejemplo, si sitúas el cursor en la celda A1 y presionas sobre la tecla F8, visualizarás en la barra de estado, que se encuentra ubicada por debajo de la hoja de Excel, el siguiente mensaje: Ampliar Selección, con la ayuda del cursor debes hacer clic en la última celda del rango, que en el ejemplo que estamos trabajando será C3, así queda seleccionado el rango, nuevamente debes pulsar F8 y de esta manera verás desaparecer la acción de Ampliar Selección.
Selección completa de una hoja de cálculo
En ocasiones será necesaria la selección completa del rango en una hoja de cálculo, para ello sólo deberás ubicar el cursor y hacer clic en un rectángulo ubicado en la parte superior izquierda de tu hoja de cálculo, justo donde se interceptan las letras de las columnas y los números de las filas, de esta manera todo quedará seleccionado y el área aparecerá sombreada.
Selección de rangos que no están contiguos
Los métodos que hasta ahora habíamos vistos se utilizan cuando los rangos se encontraban de manera consecutiva, pero se presentan situaciones en la cotidianidad en las que deben seleccionarse rangos que no están contiguos. Para ello se procede de la siguiente manera:
Debes valerte de la tecla Control (Ctrl), y el ratón. Tendrás que seleccionar A1:B1 con el ratón, seguido pulsar la tecla Ctrl y arrastrar para poder seleccionar B3:C3, con esta acción obtienes la selección de dos zonas que no son contiguas.
Rango Dinámico
Como ya sabes, un rango de Excel es un grupo de celdas que se encuentran cercanas o no, y a las cuales se les puede referenciar a través de fórmulas. No obstante, cuando los datos se incrementan o disminuyen, se hace necesaria una reformulación para poder introducir un nuevo rango. Solucionar esto pasa por generar rangos dinámicos, lo que permite que las fórmulas se puedan adaptar de manera automática a medida que aumenta la cantidad de datos en la hoja.
Entonces tenemos que, cuando se refieren a rangos dinámicos en Excel, simplemente están haciendo alusión a la técnica que permite referenciar a un grupo de celdas que podrán ajustarse automáticamente, al momento en que se inserten o borren los datos. Razón por la cual siempre se tendrá disponible un cálculo actualizado sin que haya necesidad de estar editando la fórmula original.
El uso de esta técnica conlleva al empleo de unas funciones que están disponibles en Excel, las cuales son: DESREF y CONTARA. La primera permite que se puedan crear las referencias a un rango de celdas, e indicar la cantidad de filas y columnas a partir de una celda específica. Por otro lado la función CONTARA contabiliza el número de celdas que no están vacías de un rango.
Tipos de rangos dinámicos
En Excel se pueden encontrar tres tipos de rangos dinámicos:
- Unidimensional: este se refiere a una sola celda ya sea de una hoja actual o de otra hoja. Por ejemplo, A1, B2, C3, entre otras.
- Bidimensional: son todas aquellas que se encuentran en grupo de celdas cercanas entre sí, bien sea de una hoja actual o en otra hoja. Por ejemplo, A1:B3, F4:L48; N6:P50, entre otras.
- Tridimensional: son todas aquellas referencias de una celda, o un grupo de ellas que se inician en una hoja y culminan en otra. Se les da este nombre ya que los rangos atraviesan las hojas, lo que le agrega una profundidad.
Función DESREF
Es una herramienta de Excel que nos facilita la búsqueda y hacer referencias. Se emplea para reasignar una referencia a una celda que ha sido desplazada de la celda especificada, a otro número en concreto de filas y columnas.
Anatomía de la función DESREF
DESREF: referencia, filas, columnas, altura y ancho.
Entonces podemos decir que:
- Referencia: aquí toca registrar la referencia a la celda que será el punto de partida.
- Filas: tiene que ser un número entero y debe indicar la cantidad de filas que Excel tiene que desplazarse.
- Columnas: indica la cantidad de filas que Excel tiene que desplazarse y se indica en números enteros.
- Altura: es una variable opcional, que permite definir el alto que tendrá nuestro rango.
- Ancho: es un criterio que se emplea para definir el ancho que tendrá nuestro rango, el cual es opcional
Pasos para aplicar la función DESREF
- Seleccionar la celda donde se quiere visualizar el resultado,
- Seleccione Insertar función ∑ , que se encuentra ubicado en la parte superior, en la barra de herramientas. También puedes hacer clic derecho en la celda que quieres visualizar y elegir la opción Insertar función, en el menú.
- Cliquear en el icono de función, ubicado en la barra de fórmulas.
- Seleccionar al grupo de funciones Búsqueda y Referencia, en la lista que se despliega.
- Hacer clic en la función DESREF.
- Ingresar los datos recordando separarlos por una coma, y pulsar la tecla Enter.
Utilidad de la función DESREF
Contar con el apoyo de la función DESREF, permite automatizar los cálculos de todas las operaciones que requieran promediar entradas, salidas, compras, requerimientos y tantas otras actividades que se desarrollan en una empresa o en el hogar.
Función CONTARA
Es una herramienta de Excel que permite analizar estadísticamente el rango de celdas y contabilizar el número de celdas que contienen algún dato.
Pasos para aplicar la función CONTARA
- Seleccionar la celda sobre la que se quiere visualizar algún resultado.
- Haga clic en el icono Insertar función suma ∑ que se encuentra ubicado en la parte superior, en la barra de herramientas. También puede hacer clic derecho en la celda seleccionada y elegir la opción Insertar función ∑ en el menú, además como última opción podrá hacer clic en el icono que se encuentra en la barra de fórmulas.
- Seleccionar en el grupo de funciones Estadísticas en la lista que se despliega.
- Pulsar el botón de la función CONTARA.
- Introducir los datos requeridos, recordando que deben ir separados por una coma (,) o también puede seleccionar un rango de celdas con el ratón, y a continuación pulsar el botón Enter.
Rango dinámico nombrado y ¿Cómo acceder?
Optimizar la administración de los rangos dinámicos en Excel, consiste en asignarle un nombre a la referencia que es devuelta por la función DESREF.
Y para hacer esto solo habrá que:
- Posiciona el cursor en la ficha de Fórmulas y pulsar en el botón de Asignar nombre, en el cual se pueden visualizar un grupo de ellos, dentro de los Nombres predefinidos.
- Una vez que efectuado el paso anterior, se muestra un cuadro de diálogo con el cual se puede crear un nuevo Nombre y como referencia se le coloca la misma función DESREF ya creada.
- Pulsar el botón Aceptar, inmediatamente se crea el nombre “MiRangoDinamico”, el cual hará referencia al mismo rango dinámico ya creado.
Una de las ventajas de emplear este método, es que no será necesario ingresar a la función DESREF, en cada ocasión que se quiera trabajar en ese rango, solo se tiene que ingresar el nombre recién creado.
Ejemplo de cómo usar rangos en Excel
Vamos a suponer que tienes una lista con los nombres de doce (12) de los trabajadores de una empresa, y al lado de cada uno, se encuentra el total de sus ingresos mensuales.
Como la intención será hacer una suma de todos estos valores, se puede emplear la función SUMA ∑, en la que registrarás como dato el rango correspondiente al conjunto de celdas que tienen los ingresos.
Para poder utilizar un rango, es necesario que primero conozcamos su nombre. Hay que recordar, que el nombre del rango viene dado por la unión entre la primera y la segunda celda del grupo, con el cual estamos interesados en trabajar.
Para este ejercicio simulado procederemos a crear el nombre de nuestro rango en tres pasos:
- Como la primera celda es la B2, entonces tendremos que la primera parte que forma nuestro nombre del rango será B2.
- Si la segunda celda fuese la B13, esto querrá decir que segunda parte que compone el nombre del rango será B13.
- Al unir estos dos nombres, e interponiendo entre ambos el símbolo de los “dos puntos”( : ), nuestro nombre quedaría conformado de la siguiente manera: B2:B13
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