Sistemas de información en las empresas

En esta ocasión te traemos una importante reseña sobre los sistemas de información en las empresas, un importante componente informático que permite una mejor comunicación y manejo de la información en las empresas, mientras más grandes son, necesitan un mejor sistema de comunicación y manejo de información, descubre en este artículo las características de estos sistemas, que son y cuál es la importancia de estos para una empresa, ¡Acompáñanos a averiguarlo!

¿Qué es un sistema de información para empresas?

El concepto de Sistemas de información Empresarial, que traducido al inglés seria Management Information System, tiene como referencia a un conjunto de aplicaciones que son usadas en las empresas para poder realizar y garantizar cada uno de los pasos de la administración de la misma, estos van desde la producción del producto, pasando por la logística de la empresa, hasta la entrega del producto en el punto de venta, todos estos procesos necesitan de un sistema computarizado que los organice de manera eficiente y práctica.

Ahora bien, es bien sabido que este tipo de sistemas están basados y configurados en el concepto clave que realiza la puntualización de cada eslabón de la cadena de producción todo esto para que pueda ser llevado a cabo de la manera más eficaz posible, con un sistema que integre a los trabajadores con las máquinas, todo de manera sincronizada para elevar la productividad de la empresa.

Para esta tarea esencial se ha desarrollado una serie de softwares que se especializan específicamente en las tareas que mencionamos anteriormente, estos sistemas pueden permitir gestionar bases de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones, y cada una de las funciones propias de una empresa y de sus empleados, teniendo como ventaja la administración del tiempo y la optimización de la producción.

El principal objetivo de estos sistemas es el de lograr una eficaz productividad en las cadenas de producción, y debido a la gran importancia que posee todo el manejo de información en las empresas actualmente, se deben utilizar las herramientas propias de los sistemas de gestión empresarial para poder lograrlo, estos sistemas permitirán realizar exitosamente las tareas de controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los eslabones de la cadena productiva, todas las empresas grande poseen un buen sistema de gestión empresarial para poder lograr un correcto manejo de todos sus componentes.

Es por ello que debido a la importante relevancia que posee la información real y a tiempo en las empresas que manejan muchos datos, tanto grandes compañías como las Pymes, sean grandes o pequeñas presentan aspectos fundamentales en los que se basan los sistemas de gestión empresarial los cuales radican puntualmente en dicha información, el manejo de esta es crucial para el éxito de la compañía es por ello que la misma debe responder a una serie de cuatro puntos básicos para que logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización.

Desde un principio, toda la información que es utilizada debe ser totalmente verdadera, y ofrecer un fiel reflejo de la realidad de los aspectos prácticos de la compañía, por lo cual es imprescindible contar con información de calidad, es por ello que los sistemas de información permiten dar números sólidos sobre lo que ofrece la empresa.

Continuando con la idea anterior si se habla de calidad también es necesario mencionar la cantidad de datos que se ofrecen, esto se debe a que el personal que se encuentran a cargo de una empresa precisa obtener toda la información necesaria para poder tomar una decisión correcta sobre la productividad de la misma, es por esto que a mayor información disponible mejor será el resultado de la organización.

No obstante, es necesario destacar que sólo es útil para la empresa en si aquella información que se utiliza es de real relevancia, esto se debe a que los datos irrelevantes no sólo son innecesarios sino que también pueden llegar a provocar una mala decisión, anteriormente estos procedimientos se hacían manualmente, es por ello que habían más errores, la implementación de softwares para la gestión de la información permite minimizar estos errores de manera significativa.

Por ello, la tercera característica que debe contener la información obtenida por los sistemas de gestión empresarial responde a la relevancia que posean los datos.

Por último, el cuarto aspecto responde a la premisa de la oportunidad, es decir que para que las respuestas a las necesidades planteadas lleguen en el momento justo, logrando con esto un verdadero control eficaz de la producción, se debe obtener información precisa en tiempo real. Este hecho permite realizar tomas de decisiones adecuadas, incluso cuando se hace necesario modificar planificaciones anteriores.

Otro dato extremadamente importante recae en que la información utilizada sea agrupa mediante una estructura piramidal la cual permita identificar la importancia de los datos, para que éstos sean utilizados en el lugar correspondiente de la cadena productiva, esta simple forma se puede jerarquizar la información en función a su importancia.

La estructura piramidal que proyecta este sistema permite en primer lugar que se analicen los datos referidos al procesamiento de las transacciones, es decir que se debe conocer a fondo el estado de las mismas, por ello cada nivel de la pirámide tiene su nivel de importancia para la organización.

Después establecer una estructura piramidal continuara la evaluación de los datos, esto se hace básicamente para poder conocer los recursos de información que maneja la empresa, esto podrá permitir ejecutar y controlar las operaciones diarias de la empresa, teniendo una mejor eficiencia en el manejo de los recursos.

Es importante mencionar que en el tercer nivel de la estructura piramidal se pueden encuentra todos los recursos de los que se sirve la empresa para elaborar el sistema de información, que en definitiva serán los que ofrecerán los datos necesarios para lograr la planificación y la toma de decisiones en el ámbito administrativo, un punto clave en esta estructura.

En última instancia encontramos los importantes recursos de información los cuales permitirán realizar las debidas planificaciones estratégicas correspondientes a la maximización de producción de la empresa, junto con la posibilidad de definir correctamente las políticas que se implementarán en los extractos administrativos más altos de la misma.

En resumen, podemos decir que, gracias a la información surgida en base a estos parámetros claros, el sector gerencial de una empresa podrá en el futuro tomar las decisiones correctas para poder maximizar el potencial de la misma, esto permitirá ayudar a mejorar el desenvolvimiento de la compañía y toda la cadena de producción.

Es por ello que, en la actualidad, debido al gran influjo que los sistemas de gestión empresarial poseen sobre la toma de decisiones en las empresas, en el ámbito también se los conoce con el nombre Business Intelligent, que en español significa Inteligencia de Negocios, es una herramienta muy utilizada en las empresas modernas.

¿Cuál es la función de los sistemas de información en las empresas?

Es bien sabido que a consecuencia de los enormes cambios sufridos por el mercado en el transcurso de los últimos años con la importante incorporación de tecnologías informáticas las cuales tienen la función principal de facilitar la administración de los datos en las organizaciones, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales en cuanto a la productividad, en la actualidad todas las empresas importantes, inclusive las Pymes, requieren de manera automática de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.

El objetivo de esta herramienta es básicamente de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva en cuanto a la eficiencia de su funcionamiento, es de vital importancia evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante.

Es por ello que la correcta implementación de sistemas de información en una empresa, sin importar su tamaño, puede brindar la posibilidad de obtener grandes ventajas en cuanto a sus competidores y la eficacia de sus procesos productivos, incrementando la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad a nivel gerencial.

Para que estas metas se logren, es muy necesario un sistema organizativo que ofrezca múltiples posibilidades en cuanto herramientas gerenciales, permitiendo de esta manera acceder fácilmente a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna, para tomar las mejores decisiones con tiempo, logrando los mejores resultados.

Por esta razón, quienes deseen convertir su idea de emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, con todas las ventajas y retos que esto conlleva, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos para garantizar un exitoso manejo de la misma.

Este concepto clave ha invadido finalmente todos los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, si ponemos todo esto en contraste hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones, por lo que eran más comunes los errores gerenciales que tenían consecuencias negativas

No obstante, a raíz de todos los cambios que se dan en la economía mundial producto de la  globalización, dan como resultado que los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial, esto quiere decir que si una empresa no posee un sistema de organización de informacion básico, no podra competir con su rivales.

Es por ello que, de esta manera, con los años se han empezado a incorporar los avances de la tecnología informática para brindar las múltiples herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiables y eficaces, de esta manera se hace más sencillo manejar los procesos productivos de las empresas que mantengan estos sistemas.

No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.

Finalmente podemos decir que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar por distintas cauasas, una de las más frecuentes se da no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.

¿Cuáles son las características de un sistema de información empresarial?

Cuando se realiza la correcta incorporación de la tecnología informática en las empresas, con el objetivo de poder obtener los mejores resultados es muy importante que se desarrolle la mayor compatibilidad hombre-máquina, esta referencia quiere decir que además de invertir en tecnología se deberá capacitar al personal para que se puede utilizar el sistema correctamente.

Es por ello que debemos tener muy en cuenta que para lograr un cien por ciento de toma de decisiones inteligentes en las empresas, es necesaria la utilización de sistemas de información con tecnología informática de última generación para lograrlo, esto quiere decir que el software utilizado debe poseer todas las características imprescindibles para que su utilidad en nuestro entorno sea la óptima, mientras más actualizado este sistema y mientras más capacitado este el personal, mejor será el rendimiento de la empresa.

Los sistemas de información deben ser:

• Flexibles: es un hecho que un sistema de información empresarial deberá ser maleable y ofrecer gran cantidad de opciones para la administración y evaluación de los datos, la flexibilidad da la opción de maniobrar en situaciones importantes.
• Específicos: El sistema debe ser capaz de adecuarse a cada situación y sector de la empresa, por lo que deberá adaptarse a cada área en el que opere, esto brindará una mejor funcionalidad en los sectores específicos.
• Actualizables: Los sistemas de información empresarial no sólo debe afrontar los cambios en los negocios surgidos desde las demandas del mercado, sino también ofrecer la posibilidad de cambios a medida que el personal se capacite, es por ello que deben ser capaz de actualizase a medida que se incorporen nuevas herramientas la mismo.
• Poderosos: Estos sistemas deberá brindar las herramientas adecuadas para realizar evaluaciones analíticas de las oportunidades y resultados posibles de las mismas en la práctica de futuros negocios, por lo cual deben tener un gran poder en el procesamiento de múltiples datos de manera simultánea para manejar la gestión de la empresa.

 

Es necesario que se deba tener en cuenta que el rol de los sistemas de información no solamente será el de tomar las decisiones, sino que también será en colaborar en el proceso, siendo de gran ayuda para todo lo referente a la gestión empresarial, una herramienta virtual muy confiable.

Para poner un ejemplo de esto podemos citar una de las herramientas más utilizadas en la actualidad por gran cantidad de Pymes que han decidido incluir tecnología informática en su cadena productiva es el sistema de información denominada Data Warehousing esta se trata de una confiable base de datos creada en medida de las necesidades de brindar respuesta y colaborar en la resolución de situaciones ante las que puede hallarse el usuario final, dando sugerencias muy útiles para tomar decisiones efectivas.

El sistema de Data Warehousing también puede ofrecer un acceso altamente interactivo a la información suministrada, tanto actual como histórica con el fin de brindar respuestas rápidas y resultados de evaluaciones adecuados para cada situación, esto abarca una percepción global de los datos de la empresa.

Gracias a sus características como herramienta de colaboración, en la mayoría de las empresas que utilizan Data Warehousing este tipo de sistemas no sólo se puede usar en los sectores gerenciales, sino que también en muchas ocasiones es utilizado en áreas técnicas específicas donde se hace necesaria la tomas de decisiones cotidiana, pudiendo ser su uso una herramienta especifica.

Es muy importante destacar que, si el sistema de Data Warehousing sólo se le usa en el ambiente gerencial para la toma de decisiones las cuales pueden ser estratégicas, y no se implementa en otras áreas de la empresa, el mismo no se nutrirá de la información que necesita, y debido a que los datos están relativamente incompletos puede llegar a reportar errores en el momento de una evaluación correcta de los mismos porque tengamos en cuenta que la principal funcionalidad de este sistema es servir como base de información.

En conclusión, el sistema de Data Warehousing puede brindar a las empresas una plataforma adecuada para que las organizaciones puedan lograr una excelente calidad de servicio, siendo confiables, eficientes y competentes, tres pilares fundamentales que se deben cumplir para permanecer en el mercado actual de manera competitiva.

Implementación de TIC para los sistemas de información

Ahora bien Como hemos observado hasta este punto, en el día de hoy es muy necesaria la incorporación de un sistema que pueda manejar la información de manera eficaz, a su vez que permita alcanzar cambios significativos en la productividad y administración de una determinada compañía, para lo cual es muy necesario la utilización de múltiples tecnologías de información y comunicación que podrán ofrecer la posibilidad de aunar funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos claves.

Es por ello que básicamente, las TIC, siglas que corresponden a tecnologías de la información y la comunicación, se tratan de un grupo de técnicas muy utilizadas en desarrollos y dispositivos de última generación, estas pueden permitir integrar diferentes funcionalidades relacionadas con el almacenamiento, el posterior procesamiento y por último la transmisión de los datos esenciales de las empresas implicadas.

Es por esto, que, en el momento de configurar un sistema de información eficiente, es muy necesaria la incorporación de las TIC, esto puede permitir hacer posible la puesta en marcha del sistema que ha sido desarrollado en base a los requerimientos de los datos en las diversas áreas de la empresa, esto es de vital importancia para la gerencia.

¿Qué logramos al tener este tipo de tecnologías?

Las TIC podrán facilitar todos los procesos de transmisión e intercambio de la información de manera dinámica, esta posteriormente será evaluada en el sistema bajo ciertos criterios que incluyen la confiabilidad, calidad y oportunidad que brinda la información obtenida y gestionada mediante a la gerencia.

No obstante, no sólo es necesaria la introducción de las más modernas tecnologías de información y comunicación para poder garantizar un sistema de información seguro y eficiente, sino que además es imprescindible poder efectuar una capacitación acorde del personal que estará a cargo de la manipulación de dichos datos que maneja la empresa para su normal funcionamiento.

En resumen, el uso de un sistema de información debe implicar un inmenso cambio a nivel de las estructuras organizacionales de la empresa en la cual se implementará, y la renovación de los criterios culturales de los encargados de la misma también son necesarios.

Definición de las TIC

Es importante saber que con en el progreso que han experimentado en los últimos años las tecnologías que tienen su base en Internet, este hecho ha garantizado una serie de grandes ventajas en cuanto a costos y desarrollo de estas herramientas empresariales.

Debemos tener en cuenta que las tecnologías basadas en Internet tienden a reducir de manera significativa los costos de inversión en aplicaciones y su posterior mantenimiento, tanto en el área de software como de hardware, por lo que se convierten en opciones muy rentables.

Gracias a estas novedosas tecnologías, hoy en día es muy posible poder disponer de bases de datos las cuales pueden ser consultadas por diversos usuarios de manera simultánea para obtener la información necesaria, con sólo utilizar un browser de sencillo acceso y manejo.

Ahora bien, independientemente del tipo de TIC que se pueda utilizar para desarrollar un sistema de información confiable y eficiente, es vital tener en cuenta que, si bien debemos analizar los costos de inversión en infraestructuras, lo cierto es que con este tipo de sistemas debemos buscar la mayor calidad posible de los datos para lograr mejores resultados.

En muchas ocasiones, los sistemas de información empresarial pueden llegar a fallar por consecuencia de las inversiones reducidas que se realizan en este campo, algunas empresas pueden adquirir tecnología de bajo costo, las cuales resultan ineficaces para llevar a cabo un sistema que brinde datos reales y relevantes, sin que dicha información pueda llegar a sufrir manipulaciones y redundancias, esto puede llegar a ser muy negativo para las empresas.

Es vital recordar que el objetivo principal de la implementación de un sistema de información debe ser siempre la calidad de la información, para lo cual los datos tienen que responder a una serie de parámetros establecidos, mientras mejor sea la calidad de estos datos, mejor serán las decisiones que se tomen en la empresa. Es necesario que la información sea de mucha relevancia, precisa, de fácil acceso, pudiendo utilizar los términos claramente definidos, reuniendo sólo la información esencial y excluyendo los datos intrascendentes.

Por esta razón, un sistema de información debe garantizar la totalidad de los elementos que conforman toda la información, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea ante los usuarios.

 

¿Por qué utilizar SIG en las Pymes?

En la actualidad, donde la cantidad de datos confiables en tiempo real parece ser uno de los aspectos más importantes en la cadena productiva de las empresas que los utilizan, el rol de la informática en este campo se ha transformado en uno de los aspectos más relevantes a la hora de tomar iniciativas certeras para mejorar el rendimiento de las compañías que usan estos sistemas.

Es muy bien conocido que los denominados Sistemas de Información Gerencial (SIG) en un principio fueron obstáculos de las grandes corporaciones, lo cierto es que en la actualidad se ha convertido en una vital necesidad de cualquier tipo de empresa, incluso hasta para el más pequeño emprendimiento, ya que el procesamiento de información garantiza el éxito de la empresa.

En principio, cabe destacar que los Sistemas de Información Gerencial son unas de las herramientas más necesarias para el correcto funcionamiento de la productividad de las organizaciones productivas, esto se debe a que pueden ofrecen un control eficaz, facilitando realizar una adecuada administración de los recursos de las compañías.

Uno de los aspectos que se deben tener en cuenta en cualquier empresa, incluso en las Pymes, es sin lugar a dudas la oportunidad de negocios, punto fundamental que permite alcanzar un control eficaz en una organización.

La oportunidad que brinda es poder analizar información real en tiempo y forma precisos, esto se logra gracias a esta evaluación la cual mantiene la posibilidad de la toma de decisiones inteligentes en el momento oportuno, con el fin de lograr el mejor desempeño de cada uno de los eslabones de la cadena productiva.

Esta información precisa sirve como una útil colaboración para los posibles cambios de organización en dicha planificación, la toma de determinaciones acertadas, e incluso para una reducción notable de los costos productivos todo esto para que sea factible su utilización.

Es por esta sencilla razón que por estos motivates hacen la fundamentacion y la utilización de diversos sitemas informáticos los cuales son destinados a las compañías, todo esto con el principal objetivo de brindar información confiable en el momento oportuno para el manejo de los procesos en la empresa.

En lo mas común y cotidiano , las pequeñas y medianas empresas que se manejan sin la utilización de un adecuado sistema de información empresarial pueden sufrir una serie de inconvenientes, fallas y errores que podrían haber sido evitados y pronosticados si la administración de la compañía hubiera obtenido los datos necesarios para tomar las resoluciones correctas en el tiempo adecuado.

En muchas ocasiones, esta falta de información y el no manejar los datos correctamente, o bien la utilización incorrecta de la tecnología que brindan los sistemas de gestión empresarial, se ve reflejada en la carencia absoluta de estrategias de crecimiento de la organización, provocando déficit en la compañía, pérdida de recursos productivos, graves estancamientos y eventualmente debilitando así cada uno de los sectores de la empresa, pudiendo tener como consecuencia final una catastrófica perdida de dinero.

Por desgracia, es bien sabido que, gran parte de las más pequeñas empresas, tales como los microemprendimientos, muchas veces se ven afectados por la imposibilidad de poder implementar un sistema de información gerencial que mejore sus resultados, por lo que no son capaces de competir con las empresas grandes debido a su mejor manejo de los recursos.

El principal motivo por el cual estas pequeñas empresas no pueden obtener estos sistemas es por el costo elevado de la estructura necesaria para poder implementar la novedosa tecnología dificulta que algunas pequeñas compañías logren implementar un sistema de información gerencial tan útil en estos tiempos.

Sin embargo es importante que tengamos en cuenta que al igual que las grandes empresas, las Pymes también deben responder de manera eficiente y en forma rápida a la mayoría de demandas del mercado, por lo que los emprendedores deberán realizar una completa evaluación de la importancia de comenzar a utilizar un sistema que les brinde información confiable de manera constante para las tomas de decisiones acertadas, esta puede ser la clave del éxito en muchos de los casos.

El simple hecho de poder realizar una inversión en todo lo que se refiere a la maquinaria tecnológica y capacitación de los empleados para poder usar correctamente las herramientas que brinda la informática, se verá reflejado en buenos resultados a la hora de obtener ganancias, ya que este tipo de sistemas posibilitan el crecimiento de la empresa y la convierten en una compañía competente ante el feroz mercado actual.

Finalmente podemos concluir que la importancia de los sistemas de información de empresas consta en que la información es un recurso muy importante para el desarrollo empresarial, la información debe ser completa, confiable y oportuna, es por ello que la gestión de la información debe garantizar la obtención de la información relevante, mediante la utilización de los medios adecuados, con el objetivo de tomar decisiones eficientes y efectuar actividades productivas.

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